中小企業のデジタル化は、ノウハウがなく何を導入すればいいのかさえ分からないと言われます。ＩＴスキルを持った人材を雇用しても成果が出るか分からないので、大きなコストは掛けられないのが現実です。

そこで、中小企業でもコストを掛けずにできる、電子化対策をご紹介いたします。テレワークにも活用できますので、ご活用されてみてはいかがでしょうか。

社内のパソコンデータのクラウド化

これまでは、社内のハードディスクにデータを保存していました。それだと、社内でしかパソコンが使えない状態でした。データをマイクロソフトのOffice365　OneDrive(ワンドライブ）を使い、クラウドストレージに保存することで、自宅や出張先でも自由にデータを開けるようになりました。スマホからも、クラウドデータを開くことができます。普段は、クラウドを利用し、バックアップ用にハードディスクを使用するようにしました。Office365は、ワードやエクセルのソフトも最新版が使え、１TBのクラウドストレージがついて月額で約1,000円で利用できます。

1. 1. Gメールを使ってクラウド化
      メールは、Outlook（アウトルック）を使用していました。私は、デスクトップ以外に、ノートを別に使用しているので、送信したメールがどちらのパソコンに残っているのか分からなくなることがありました。どちらのパソコンも開くたびに迷惑メールの整理が必要で時間と手間がかかっていました。それを、グーグルのGmailに変えると、クラウド上にメールの送受信履歴が保存されているので、ネット環境があれば、どこでメールが確認できます。従来使用しているメールアドレスもそのまま使用できます。スマホも連動していますので、どこででも確認でき返信も返せますので、仕事が早くなります。それと、Gmailは、迷惑メールの判別がすぐれており、削除する手間がほとんどかかりません。コストも無料なのでGmailは、使わない手はありません。
   2. 販売管理ソフトの導入
      見積りや売上、仕入れを管理するために、会計ソフトを社内のパソコンにインストールして使用していました。会計データもハードディスクに保存されていたので、社内のパソコンでしか使用できませんでした。それと、見積書の作成は、各担当者がエクセルで作成し管理していたので、過去の履歴を探すのに手間がかかっていました。これまでと同じ会計ソフトをクラウドサービスに変えたことで、複数のパソコンからアクセスでき、外出先でも使用できるようになりました。見積書の作成→受注書→発注書→仕入→売上までが、簡単に転記できるため、同じ内容を２度、３度と入力する手間がはぶけました。会計ソフトのクラウドは、少しコストは掛かりますが、作業効率が良くなったのでその分他の仕事が出来るようになります。
   3. タイムカードのクラウド管理
      これまでは、社内に設置したタイムカードで出退勤を打刻していました。これだと、出社しないと管理できずに、テレワーク中は出退勤が管理できませんでした。それを、スマートフォンのアプリ（スマレジ・タイムカード）を導入し、出退勤をスマホから入力できるようにしました。これによって、テレワークでも出退勤や、直勤、直帰も管理できるようになりました。このアプリも、普通に使用するだけでしたら、無料です。有料だと、その他の様々な機能が使えるようになります。出退勤だけでしたが、無料で十分でした。
   4. 社内電話の転送
      これは、以前から使用していましたが、社内に掛かってくる電話を転送電話に切り替えれるようにしています。長期休暇の時など、お客さんから緊急連絡が入るかもしれません。いつでも連絡が取れるようにしています。事務所を締めてテレワークを行っても、電話対応は問題なく行えます。
   5. ＦＡＸのインターネットでメール転送
      ＦＡＸは、受信すると紙でプリントアウトされていました。事務所のＦＡＸで受信するため、外出先では見ることができずスキャンして送ってもらったりしていました。これを、ＮＴＴのひかり電話を使ってたので、調べたら、ＦＡＸ転送サービスの機能があることが判り、設定一つで、指定したメールへの転送ができるようになりました。必要なものだけプリントアウトすれば済むので、コピー代の節約にもなりました。コストは、月額100円で利用できました。
   6. 就業規則のテレワーク改訂
      これまでは、就業規則はありますが、テレワークについての規定がありませんでした。テレワークをおこなうと従来の勤務体系とは大きく変わりますので、就業規則の改定を行う必要がありました。社外にパソコンを持ち出すためセキュリティの定めや、勤務時間の改定などです。

コロナウイルスによって、仕事のしかたが大きく変わりました。クラウド環境などコストは少しかかりますが、その分、仕事の効率が良くなります。当社が行った取り組みで、人ひとり分くらいのコスト削減見込まれます。

コロナの影響がなければ、これだけの取組みは行わなかったと思います。今は、ピンチの時かもしれませんが、チャンスの時でもあります。これからの時代は、中小企業でも電子化で業務効率に取り組む必要があります。業務効率化＝利益向上につながります。