開発秘話

IT点検シート「デン紙化」開発秘話

株式会社セールスエンジの杉山と申します。
弊社は、工場の設備で使用される水の水質管理を請け負うメンテナンスサービスの事業を行っており、日々、顧客企業様を訪問し現場で点検作業を行っています。
IT点検シート「デン紙化」（以下、デン紙化）は、弊社が現場の点検で培った知識をもとに、スマートフォン（スマホ）を使い点検作業の業務効率改善とペーパーレス化を図るために開発をしたシステムになります。
ここでは、点検表作成システムIT点検シート「デン紙化」の開発目的と経緯についてお話をしたいと思います。

市販の点検システムは、使いこなせない

もともとは、市販されている点検システムの導入を検討していたのですが、どこの点検システムも簡単に使えると説明されるのですが、いざ導入するとなるとプログラミングやコードなどの専門知識が多少なりとも必要で、素人にとってはハードルが高すぎます。

「多額のコストをかけてシステムを導入しても、とても使いこなせない・・・」

1ヶ月間のお試しで点検システムを使ったりもしたのですが、戸惑いながらシステムの設定をしていると、お試しの期限が切れてしまい、ちっとも前に進みません。初期設定で戸惑うくらいなので、現場の点検作業者が実務で使いこなせるはずもなく、導入してもコストの無駄になると思い、あきらめていました。
しかし、労働環境の改善やSDGsの取り組みなどもあり、業務改善と紙の使用を減らすペーパーレス化は、企業活動を行う上での課題でもありました。誰でも使いこなせる点検システムを作れないだろうかと思い、弊社のホームページを手掛ける企業さんにスマホによる点検表作成システムの開発を相談したのがスタートです。

屋外の点検作業は、わずらわしい

弊社が、点検業務で抱えていた問題として、雨の日に屋外の作業で紙の点検表が濡れて書けなくなることでした。傘をさしながらの記入は点検作業の妨げとなり、紙の点検表にカーボン紙を引いてボールペンで記入しているため、紙が濡れると力を入れて書けないなど、雨の日の点検作業は、とにかく面倒でした。スマホで点検表が作成できれば、点検作業がすごく楽になるのに。と、雨が降るたびに思っていました。

ムダな保存スペース

点検者は、作業を終え会社に帰社すると点検表の控えをファイルに閉じ、書庫に保存していました。毎月、数十件と現場を点検しているため、書類の保管だけでオフィスのスペースをムダに占領していました。古い書類を処分できればいいのですが、急に過去の点検履歴を調べることもあり処分することができません。点検表をデータ化しパソコンに保存できれば、書庫も不要になり、過去の履歴も検索で探せば便利になる。しかも、それをスマホですべてできないだろうかと考えていました。

新型コロナウイルスの影響で人との接触ができない

点検システムの開発を始めて、試行錯誤しながら１年ほど経ち、どうにかシステムに目処が立ち始めたころ、世間では新型コロナウイルスがまん延し始め、人との接触を減らす行動が求められるようになりました。お客様からは接触を避けるため、紙の点検表を手渡しで報告するのではなく「メールで送ってほしい」と言われるようになり、試験的に「デン紙化」を使い始めることにしました。
スマホで点検項目にチェックを入れ、そのままPDFの点検表をメール送信できるため、点検現場でお客様と接触することがなくなりました。
「デン紙化」は、新型コロナウイルスの非接触対策に最適でした。

テレワークを実現

点検業務が終わると点検者は会社に帰社後、上司に報告として点検表を提出していました。「デン紙化」導入後は、点検現場から直接メールで報告書の提出ができるため、現場へ直行直帰できるようになりテレワークが可能になりました。
過去の点検履歴は、クラウド上のサーバーに保存されているため、スマホで検索すると簡単に探すことができます。書類を持ち歩く必要もなくなり、過去の資料を調べに会社へ行く必要もなくなりました。

顧客満足度を向上させたい

紙の点検表は、担当者の方へ手渡しで確認されたら、そのままファイルに挟んで保存されることがほとんどでした。
「デン紙化」でメールによる点検報告にやり方が変わると、PDFの点検書を「CCメールで上司にも送って欲しい」との要望が増え、所轄の関係者に一斉送信することで、点検作業が目に留まり関心が高まりました。点検作業の重要性が伝わり顧客満足度が向上したことは、弊社にとって「デン紙化」を導入した大きなメリットでした。

点検者が抱える課題を解決したい！

いまだ多くの企業様が、Excelなどで作った点検表を使って点検作業を行われています。ペーパーレス化したいけどシステムの導入はハードルが高く、IT化が進んでいるように見えても、現場ではいまだ紙の点検表がほとんどです。
弊社では、IT点検シート「デン紙化」を点検内容にあわせてオリジナルの点検項目にカスタマイズしたシステムの提供を行っています。高額で複雑なシステムを導入しなくても、スマホだけで簡単に点検作業をIT化することができます。
「デン紙化」は、現場の点検者がスマホで点検項目の入力と、その結果をPDFの点検表に変換し、メール送信するだけの機能に絞っています。機能がシンプルなため使いやすく、ローコストで導入できます。
点検業務の効率化による働き方改革と、ペーパーレス化で環境問題への解決に貢献できればと思っております。