私たちセールスエンジが、実際に点検現場で「デン紙化」をどのように使っているのかをお話しします。

点検者が毎月100件近く訪問

弊社は、工場で使用される冷却塔（クーリングタワー)の点検と冷却水・ボイラ水の水質管理業務で「デン紙化」を利用しています。点検者がお客様を定期的に訪問して月に100件ほど設備を点検しています。現場での点検作業のため、いかに業務効率を向上させるかが課題でした。

雨の日に点検表が濡れずに済む

点検表作成システム「デン紙化」を導入する以前はというと、紙の点検表を使用していました。Excelで作った書式を印刷し、A4の点検表にカーボン紙を挟んで書いていましたが、導入直後から紙の点検表は一切使用しなくなりました。とくに雨の日の点検作業は、紙の点検表では作業性がとても悪く、雨の日は点検作業を延期したりしていましたが、その様な心配がなくなりました。

前回の点検データ複写できる

以前は、前回の点検表を見ながらチェック項目を記入していました。100件の点検表を手書きで準備するのに半日がかりです。「デン紙化」を導入後は、過去の点検履歴を複写して作成するため、点検表の下準備にかかる時間が無くなり作業工数を大幅に削減することができました。

点検項目にチェックを入れるだけ

紙の点検表で行ってきた点検項目が、スマートフォンの画面に縦一列で並んでおり画面をスクロールすると表示されます。順を追って点検項目にチェックを入れていくだけなので、何も難しくありません。

新人の点検者の方が作業手順を教える際、スマホの画面にそって点検を行っていくため、作業手順もすぐに覚えることができます。新人教育の期間が短くて済むのも大きなメリットでした。

ワンクリックでPDF化

点検項目にチェックを入れ終わると、点検表をPDF化してスマホで画面を拡大させて、点検内容の入力ミスなどが無いかなどを目視で確認することができます。

点検先のユーザーごとに送信先のメールアドレスを登録しているため、PDF化された点検表を添付し送信することができます。また、複数のメールアドレスを登録できるので、ＣCメールで一斉送信もできます。

点検情報を現場から報告できるため、コロナ下においては人との接触の機会を減らすことができ感染対策にもなりました。

点検履歴が現場で見れる

以前は、点検先で過去の履歴を調べることがあるため、紙の点検表を挟んだ分厚いフォルダを持ち歩いていました。点検のデータは、クラウド上のサーバーに保存されているため、インターネットがつながる環境さえあれば、過去の点検履歴をいつでも見ることができます。点検現場で以前の履歴を知りたい時など、すごく便利です。

対応可能な点検業種

• 冷却塔（クーリングタワー）保守サービス／定期点検表・保守管理サービス報告書・修理サービス報告書
• 冷却塔（クーリングタワー）水質管理業／冷却水点検報告書
• ボイラ保守サービス／定期点検表・保守管理サービス報告書・修理サービス報告書
• ボイラ水水質管理業／ボイラ水点検報告書
• 各種機械保守サービス／修理サービス実施記録・定期検査表
• ビル設備機器保守管理／ビル管理点検報告書・定期検査表
• 介護サービス／実施記録表・訪問介護記録表・活動報告書
• 各種点検表をお使いの業務

まとめ

IT点検シート「デン紙化」は、点検業務に特化したペーパーレス化システムです。余分な機能が無いため、ローコストを実現しています。

こうしたシステムは、一度導入してしまうと使いづらくても現場の点検者は使い続けなければなりません。まずは、デモ版を使って社内検討や点検者の使い勝手を確認し、ご納得の上で導入を検討されることをお勧めいたします。